Standardizační organizace GS1 Czech Republic ve spolupráci s EY Česká republika loni zmapovala proces zalistování v FMCG a procesy výměny produktových dat. Výsledky potvrdily, že výměna kmenových dat stále čeká na standardizaci, která by snížila administrativní zátěž, zlepšila komunikaci (hlavně změn) a podpořila využití B2C dat. Řešení se jmenuje GDSN.
Chyby v kmenových datech způsobují problémy v oblasti dodavatelského řetězce, kdy nesprávné údaje o logistických jednotkách v objednávkách vedou k dodávkám nekompletních palet či snížení servisní úrovně. Chyby se však promítají i do planogramů a následného vystavení na prodejně.
Studie zalistování v ČR: hlavní identifikované problémy
- Aktuální stav nepodporuje efektivní sdílení B2C dat, jelikož zalistovací karty jsou zaměřené téměř výhradně na B2B data.
- Proces je administrativně náročný pro dodavatele. Pro každý produkt vyplňují několik zalistovacích karet v závislosti na počtu svých odběratelů. Podle průzkumu strávil průměrný dodavatel tráví 139 hodin ročně pouze vyplňováním a odesíláním zalistovacích karet pro nové produkty. U největších dodavatelů to byl téměř dvojnásobek.
- Neefektivní sdílení změn v kmenových datech produktů, kdy občas není změna komunikována či správně zaevidována v informačním systému. Časová náročnost komunikace změn činí u průměrného dodavatele celkem 109 hodin. U největších dodavatelů více než dvojnásobek.
Optimální způsob sdílení kmenových dat
Na vyspělých trzích se již řadu let prosazuje GDSN – síť globální datové synchronizace, která řeší řadu problémů popsaných výše. GDSN je globální síť certifikovaných elektronických katalogů pro výměnu produktových kmenových dat s využitím celosvětově používaných standardů GS1. GDSN využívá výhody centralizace, kdy dodavatel vloží svá produktová kmenová data pouze jednou ve standardním formátu, a obchodní řetězce si tato data mohou stáhnout. Jelikož se však jedná o síť, samotné technické řešení je nabízeno několika různými poskytovateli, a tudíž se snižuje riziko závislosti na jednom dodavateli řešení. V současné době je GDSN jediným globálně rozšířeným řešením pro výměnu produktových kmenových dat v FMCG. Důležitá je rovněž možnost integrace s informačním systémem dodavatele či odběratele, čímž lze eliminovat četnost manuálních zásahů, a tím i riziko chyb na minimum.
Při zalistování nové obchodní položky odběratel od dodavatele potřebuje kmenová data daného produktu. Dodavatel se proto potýká s velkým množstvím různých zalistovacích karet a produktových portálů jednotlivých odběratelů. S využitím GDSN však může dodavatel vložit data pro všechny zaregistrované odběratele pouze jednou a výměnu kmenových dat si tak výrazně zjednodušit. A to vše v souladu s mezinárodními standardy.
SYNFONY: Harmonie ve sdílení produktových dat
V letošním roce uvedla GS1 Czech Republic na trh nový e-katalog GDSN s názvem SYNFONY. Certifikovaný e-katalog poskytuje služby pro efektivní sdílení produktových dat a jeho hlavními přednostmi jsou přehledné uspořádání a snadné ovládání. K jeho cloudovému řešení se lze připojit odkudkoli. SYNFONY zabezpečuje rychlý a spolehlivý přenos kmenových dat, zlepšuje datovou kvalitu a šetří čas i personální náklady.
Do SYNFONY lze vložit data logistického a obchodního charakteru (B2B) bez cen, produktová data určená spotřebitelům pro použití například v e-shopech (B2C), produktové fotografie i doprovázející dokumenty (např. bezpečnostní listy a další dokumenty). Všichni uživatelé registrovaní v Systému GS1 ho navíc v rámci svého existujícího členství mohou využít pro interní správu svých produktových dat
Standardizovaná data = efektivnější obchod i logistika
K zapojení stačí platné GLN
Stát se zákazníkem e-katalogu SYNFONY je rychlé a snadné. Nutností je pouze platné GLN (Global Location Number, vedle GTIN – Global Trade Item Number - jeden ze základních identifikačních klíčů Systému GS1). Po uzavření smlouvy klient získá přihlašovací údaje a stručný informační balíček s pozvánkou na školení. Přihlášením do SYNFONY klient získá snadno použitelnou a dostupnou online službu, která mu umožní efektivně spravovat informace o svých produktech a souvisejících materiálech (fotografie, bezpečnostní listy a další digitální soubory).
Sdílení produktových dat probíhá prostřednictvím online aplikace, která umožňuje i hromadný import dat z excelu. Zejména větší společnosti jistě ocení možnost integrace s vlastním informačním systémem přes AS2 či SFTP. Stahování dat je možné také s využitím API. Uživatelům SYNFONY jsou k dispozici interaktivní školení, webináře a instruktážní videa pro snadné osvojení ovládání tohoto e-katalogu i principů fungování GDSN.
Kontrola kvality vložených dat
Kontrola kvality dat se provádí manuálně u vybraných položek vložených do e-katalogu SYNFONY, čímž jsou zajištěny aktuální, správné a úplné informace o produktu. Ty jsou zásadní nejen pro odběratele, ale i pro koncového zákazníka. Za výslednou kvalitu dat vždy odpovídá jejich poskytovatel. Použití správných informací je podmínkou pro hladké fungování dodavatelského řetězce a pomáhá zvýšit spokojenost zákazníků. S kvalitou dat při jejich vkládání pomáhají dodavatelům i systémové kontroly, které je upozorní třeba v případě vynechání povinných údajů.
Pro uživatele e-katalogu atrify: Jedeme dál!
GS1 Czech Republic od roku 2016 nabízí e-katalog od společnosti atrify (dříve 1World Sync). „Nastal čas nabídnout českému trhu i vlastní řešení. Z toho důvodu jsme se rozhodli pro rozšíření našeho produktového portfolia o nový e-katalog GDSN. Společnostem nabídne jednodušší uživatelské rozhraní i možnost stahování dat přes API. Vlastní řešení nám rovněž umožní nabídnout tento online nástroj ve variantě SYNFONY Light všem členům GS1 Czech Republic, a to v rámci jejich stávajících ročních provozních poplatků,“ říká Tomáš Tlučhoř, ředitel datových služeb GS1 Czech Republic.
Standard GS1 pro GDSN (Globální síť pro datovou synchronizaci) slaví 15 let rozvoje, 30 milionů GTIN a více než 55 tisíc uživatelů. Každý rok stále víc a víc obchodních partnerů využívá tuto stabilní celosvětovou službu pro automatické sdílení produktových dat.
Jak GDSN pomáhá
- Jednodušší správa B2B i B2C produktových dat a digitálního obsahu (fotografie, bezpečnostní listy, certifikáty…)
- Optimalizace procesů – nákup, prodej, logistika, skladování atd.
- Nižší náklady a vyšší tržby
Hlavní přínosy pro dodavatele
- Vyšší rychlost uvádění výrobků na trh a jejich snazší propagace
- B2B i B2C produktová data se i s digitálním obsahem (fotografie, bezpečnostní listy, certifikáty atd.) vkládají pouze jednou pro několik odběratelů zároveň
- Případné změny se automaticky zašlou všem odběratelům, kteří data odebírají
Hlavní přínosy pro odběratele
- Okamžitý přístup k velkému množství kvalitních dat ve standardním formátu
- Odebírání B2B i B2C produktových dat z jednoho místa včetně digitálního obsahu
- Automatický příjem aktualizací od dodavatele
Andrea Opatrná
manažerka datových služeb,
GS1 Czech Republic