I. Základní informace
Správcem osobních údajů je dle článku 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) společnost GS1 Czech Republic, se sídlem na adrese Na Pankráci 1618/30, Nusle, 140 00 Praha, IČO: 60433591 (dále jen „GS1“ nebo „Správce“).
GS1 klade velký důraz na transparentnost zpracování a bezpečí Vašich osobních údajů, které jsou považovány za přísně důvěrné, a nakládá s nimi v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a dalšími platnými právními předpisy.
GS1 si Váží Vaší důvěry, a proto Vás v souladu se zásadou transparentnosti tímto dokumentem (dále jen “Zásady”) informuje o zpracování Vašich osobních údajů, které jsou potřebné pro níže uvedené účely.
Tyto Zásady se vztahují na internetové stránky www.synfony.cz (dále jen „Internetové stránky“).
GS1 v rámci těchto Internetových stránek může zpracovávat osobní údaje získané od osoby, která učinila poptávku vztahující se k e-katalogu SYNFONY a/nebo je uživatelem e-katalogu SYNFONY, a/nebo od osoby, která GS1 zaslala dotaz prostřednictvím elektronického formuláře nebo e-mailu a/nebo od další osoby, s jejímiž osobními údaji může v rámci Internetových stránek GS1 přicházet do styku.
II. Účely zpracování osobních údajů a jejich právní základ
1. Poptávka a poskytování služeb (e-katalog SYNFONY)
GS1 je zprostředkovatelem certifikovaného elektronického katalogu GDSN, který slouží ke sdílení produktových dat mezi dodavatelem a odběratelem. Pro získání přístupu a využívání služeb s tímto e-katalogem spojených je nezbytné disponovat platným GLN (Globálním lokalizačním číslem) a kontaktovat GS1 prostřednictvím poptávkového formuláře na Internetových stránkách. Po uzavření smlouvy získá uživatel přihlašovací údaje a stručný balíček s dalšími informacemi.
Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. vyhodnocení zaslané poptávky prostřednictvím elektronického formuláře a poskytnutí možnosti užívat e-katalog SYNFONY, výkon práv a povinností vyplývajících z tohoto vztahu a další závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je článek 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost poptávajícího.
V elektronickém formuláři jsou vyžadovány pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro úspěšné vyřízení poptávky a realizaci služby. Poskytnutí těchto osobních údajů je nutným požadavkem pro uzavření smlouvy a její plnění, bez poskytnutí osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či jí ze strany GS1 plnit.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje GS1 tyto údaje:
Údaje o společnosti, údaje o nastavení účtu v e-katalogu, fakturační údaje
Údaje o odpovědné kontaktní osobě pro e-katalog (jméno a příjmení, pozice, telefonní číslo, email)
Údaje o osobě podepisující smlouvu (jméno a příjmení, pozice, telefonní číslo, email, název společnosti)
Údaje pro vytvoření přístupu do e-katalogu (jméno, příjmení, titul, pozice, oddělení, telefonní číslo, email)
Přihlašovací údaje do e-katalogu na Internetových stránkách (email, heslo)
Nezbytnou komunikaci mezi poptávajícím/uživatelem a GS1
2. Plnění zákonných povinností (daňové, účetní a evidenční účely)
Účetní doklady, údaje o platbách a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
3. Komunikace s tazateli
V případě, že kontaktujete GS1 prostřednictvím kontaktního formuláře či emailu, budou informace o Vašem kontaktu zpracovávané za účelem návazné komunikace s Vámi a zodpovězení Vašeho dotazu.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje GS1 tyto údaje:
Identifikační údaje (jméno, příjmení)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
Nezbytnou komunikaci mezi tazatelem a GS1
4. Zasílání newsletterů (obchodních sdělení)
Prostřednictvím elektronického formuláře v rámci poptávky na Internetových stránkách máte možnost udělit GS1 souhlas se zpracováním svých osobních údajů za účelem zasílání informací souvisejících se službami GS1 na vaši elektronickou adresu. Právním základem pro zpracování osobních údajů je váš souhlas dle čl. 6, odst. 1, písm. a) GDPR.
Za tímto účelem shromažďuje GS1 tyto údaje:
Identifikační údaje (jméno, příjmení)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa)
Stávajícím zákazníkům/uživatelům může GS1 v přiměřené periodicitě zasílat nabídku produktů, informovat je o probíhajících akcích, případně je jinak oslovit prostřednictvím emailu uvedeného v elektronickém formuláři či jiném dokumentu, a to na základě oprávněného zájmu v rozvoji podnikání v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. Pokud si nepřejete takovéto emaily dostávat, máte možnost se z odběru odhlásit v rámci každého zaslaného emailu, případně GS1 kontaktovat s Vaším požadavkem jiným způsobem.
III. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je GS1 povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování anebo je stanovena.
GS1 uchovává osobní údaje:
- po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a GS1 a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu);
- po dobu 1 roku od ukončení vzájemné interakce u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení Vašeho dotazu a vyřízení poptávky v případě, že smluvní vztah nebyl realizován;
- po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let;
- po dobu 5 let u osobních údajů zpracovávaných za účelem zasílání obchodních sdělení.
Po uplynutí doby uchování správce osobní údaje zlikviduje.
IV. Předávání osobních údajů
GS1 je oprávněna předávat Vaše osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný pro plnění smlouvy nebo plnění dalších povinností (provozovateli aplikace, zprostředkovatelům platby nebo dalším osobám podílejícím se na splnění smlouvy či povinností GS1). Osobní údaje GS1 dále předává osobám zajišťujícím služby provozování webu a dalších služeb v souvislosti s webem (zejména hosting), případně jiným dodavatelům technologií. Osobní údaje zpřístupňujeme našim partnerům pouze v nezbytném rozsahu a jejich ochrana je zajištěna na základě smluvních závazků těchto partnerů. Kompletní seznam těchto partnerů je možné získat na vyžádání.
Za určitých podmínek je pak GS1 oprávněna některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů, například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
GS1 nepředává osobní údaje mimo území EU, EHP či mezinárodním organizacím.
V. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:
1. Právo na přístup k osobním údajům
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě Vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti bude GS1 oprávněna za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. O takovém postupu Vás bude informovat.
2. Právo na opravu
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
3. Právo na výmaz
Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo je splněna některá z dalších podmínek dle GDPR, na Vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však Vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt.
4. Právo na omezení zpracování
Máte právo na omezení zpracování pokud:
- osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné;
- zpracování je nezákonné;
- osobní údaje již nejsou potřeba, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku;
- podal/a jste námitku proti zpracování.
Po dobu omezení budou Vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez Vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.
5. Právo podat námitku
Proti zpracování, založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing, můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktu.
6. Právo na přenositelnost údajů
V případě, že chcete, aby GS1 Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost osobních údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byla dotčena práva a svobody třetích osob, GS1 nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
7. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování
Automatizované rozhodování včetně profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.
8. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
V případě, že jste udělil/a GS1 souhlas se zpracováním osobních údajů, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Při odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů je GS1 oprávněna na základě důvodných pochybností nejdříve ověřit Vaší totožnost, a to žádostí o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti.
V případě newsletterů (obchodních sdělení) se lze odhlásit kliknutím na odhlašovací odkaz uvedený v každém e-mailu.
9. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu
Pokud máte pocit, že s Vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte právo obrátit se s Vaší odůvodněnou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.
Při realizaci Vašich práv se na GS1 obracejte prostřednictvím kontaktních údajů na emailu synfony@gs1cz.org, nebo na doručovací adrese Na Pankráci 30, 140 00 Praha 4.
VI. Závěrečná ustanovení
Subjekt údajů (poptávající/uživatel/tazatel) bere na vědomí, že je povinen své osobní údaje uvádět přesně a pravdivě, a že je povinen bez zbytečného odkladu informovat GS1 o změně svých osobních údajů.
Odesláním elektronického formuláře na Internetových stránkách potvrzujete, že jste seznámen/a se Zásadami a že je v celém rozsahu přijímáte a souhlasíte s nimi.
Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 1. 12. 2020.